Tuesday, January 3, 2012

Efisien Beib.... (Salah satu cara menuju paperless...)

Sejak awal tahun 2012 seluruh unit kerja BRI ada hal yang baru, bukan karena tahun baru jadi ada hal baru... Hal apakah tersebut?

Yang saya maksud adalah absensi kehadiran menggunakan kartu ATM di EDC (Electronic Data Capture). Buat yang nggak familiar dengan EDC, ini adalah alat yang biasa digunakan untuk gesek kartu debit atau kartu atm di merchant saat kita belanja.

Sebelumnya semua pegawai mendata kehadirannya menggunakan kartu absensi dari kertas dan di 'ceklok' ke mesin Amano (sebenarnya Amano ini adalah sebuah merk). Tetapi terhitung tanggal 2 Januari ini unit kerja BRI seluruh Indonesia harus absen menggunakan kartu ATM di mesin EDC.

Ya jelas ada kerempongan (baca : kerepotan) dimana-mana. Karena piloting absensi ini pertama dilaksanakan di beberapa Divisi di Kantor Pusat dan salah satu cabang di Jakarta. Lalu per tahun ini unit kerja di seluruh Indonesia wajib menggunakan EDC.

Yang awalnya ga familiar atau unit kerjanya gak siap, jelas jadi ribet. Menambahkan pegawai, memaintenance pegawai, lalu jam kerja yang tidak sama antara kantor pusat dengan di cabang, portal absen untuk maintenance, dsb dsb dsb...

Nah ujung-ujungnya unit kerja mencari bala bantuan ke Kantor Pusat. Dan tidak lain sebagai first level-nya permasalahan di Cabang adalah di Helpdesk... Padahal kami juga salah satu kelinci percobaan absen tersebut sejak pertengahan tahun lalu. Tiba-tiba banyak pertanyaan dari unit kerja masalah absen awalnya kami pontang-panting juga. Yah, terlanjur helpdesk itu disebut superman yang tahu segalanya, jadi ya dengan segala cara kami harus tahu jawaban dari setiap pertanyaan unit kerja.

Kalau dilihat secara sekilas memang repot juga absen seperti ini. Karena kita harus gesek kartu atm ke EDC lalu absen disana (prosesnya juga harus masukin no pin atm). Yang bikin lebih ribetnya adalah ketika jaringan EDC nya bermasalah. Sudah nyaris telat trus jaringan lambat, trus koneksi putus. Saat absen lagi, karena udah kelamaan jadi terhitung telat deh. Karena telat beberapa detik pun akan ada warning : "anda telat 0 jam 0 menit 15 detik" misalnya...

Tetapi kalau saya sih lebih melihat ke arah positifnya saja, diantaranya:
1. Kita akan lebih hemat kertas. Dengan absen lewat kartu ATM, manajemen tidak perlu beli kertas absensi dan pada akhirnya akan menghemat biaya alat tulis kantor. Bayangin aja berapa penghematan yang akan terjadi karena seluruh unit kerja absen lewat EDC. Unit kerja BRI sekarang sudah ada 7000 lebih.
2. Kalau ga pake kertas, pasti ga akan beli mesin amano lagi untuk absen ceklok. Hemat lagi kan? Pasti siapapun juga paling seneng deh sama satu kata ini... Efesiensi biaya... Hemat beib....
3. Gak bisa titip absen lagi. Kalau jaman absen kertas kan bisa titip absen ke temen. Kalau sekarang, mau titip absen ya harus sekalian titipin pin atm-nya juga. Pasti mikir kan... Hehehe...
4. Gak bisa ngakalin absen lagi. Dulu saya liat beberapa oknum yang suka ngakalin absen (caranya ga bisa dong disebut disini...Hehehe...rahasia), tapi sejak diberlakukannya absen EDC jelas aja sistem yang baca. Kalau pagi ga absen pasti sorenya ga bisa absen pulang, muncul warning "Anda belum absen datang". Atau kalau kecepetan pulang, "Anda cepat pulang 0 jam 0 menit 39 detik" misalnya, atau contoh yang lain.
5. Lebih praktis untuk laporan ke SDM. Kalau sebelumnya fotocopy absen amano trus di kirim ke SDM, sekarang bisa tinggal print untuk 1 orang per lembar. Nah dari sini jadi hemat kertas lagi kan.
6. Lebih disiplin, untuk saya sendiri efek pake absen seperti ini adalah saya jadi lebih tertib. Awalnya saya jadi terpaksa tidak boleh telat datang ke kantor (padahal kos belakang kantor tapi sering telat), tetapi akhirnya saya jadi terbiasa datang lebih pagi karena tidak mau telat di EDC. Sisi positip buat saya... Hehehe...
7. Nah poin 6 juga mudah-mudahan ada efeknya buat bos-bos. Kadang ada kan bos yang suka datang telat, padahal kalo anak buahnya dilarang telat (untung bos saya, bos teladan). Mudah-mudahan dengan diberlakukannya sistem ini, bos-bos yang tadinya suka datang telat jadi datang pagi juga.

Apapun itu, pada saat awal implementasi pasti repot juga, karena semuanya belum terbiasa. Tapi lambat laun semua pasti biasa dan menjadi tertib pada akhirnya... Yah kita ambil segi positifnya saja dari ini.

4 comments:

  1. efisien mulai dari hal kecil yaa...hehehe :)

    ReplyDelete
  2. yang mesin cekloknya mulai tahun brp yah?
    mulai 2003 kah pas BRI jadi persero atau kapan?
    hehehe tengkyuu..

    bdw, tengkyu infonya... banyak membantu.. :)

    ReplyDelete
    Replies
    1. Wah pastinya kapan pake absen ceklok itu saya kurang tau...hehe... jauh sebelum saya lahir di bri sepertinya.

      Tengkyu juga ya sudah berkunjung dan meninggalkan jejak... salam kenal...

      Delete
  3. kalau cara kerja dari sistem kartu absensi itu gimn?

    ReplyDelete

Jika berkenan tinggalin jejak yaa... Terimakasih sudah berkunjung... :)